賃貸オフィスの契約の流れを6ヶ月前からシミュレート！どのタイミングで何をしないといけないか、チェックいただけます。
オフィスを移転するには、現在のオフィスを解約する必要があります。解約するには、前もってオーナーやビル管理会社に予告する必要があります。オフィスの賃貸契約の解約は、通常6ヶ月前とされる場合が多いですが、契約書で確認する必要があります。解約自体は、新しい入居ビルが決定してから行うことが多いようです。 また、保証金の返還時期、解約に伴う原状回復費用、返還額などの確認も必要です。保証金はすぐに返還されないケースも多いので、移転先の保証金に充てるには難しい場合も多く、オフィス移転の予算計画を立てる際に重要になります。
オフィスの移転計画を立てる際には、移転の目的を明確にした上で、立地条件や設備条件を検討する必要があります。 移転の目的としては、オフィスを広くしたい、企業のイメージを良くしたい、働きやすい職場にしたい、賃料を安くしたい、セキュリティの充実したビルに入りたいなどが挙げられます。
移転先を探す場合、移転の目的と照らして、条件を設定する必要があります。
例えば、立地条件として、交通機関は便利か、駅から徒歩何分くらいか、社員の通勤時間・通勤費がかかりすぎないか、銀行や飲食店などの利用に不便はないかなどが挙げられます。 設備条件としては、オフィススペースは何坪くらいか、ビルの管理サービスはどうなっているか、ビルの利用条件はどうなっているかなどを考慮する必要があります。
ビルによっては、オフィスの利用時間、空調設備の利用可能時間などに制限がなされている場合があります。
例えば、深夜や土日にオフィスが利用できなかったり、空調が利用できなかったりすることにより、業務に不都合が生じる可能性もあるので、確認する必要があります。
効果的・効率的に作業を進めるために、オフィス移転に必要な作業を整理して、移転日までの作業スケジュールを作成する必要があります。この段階では、具体的な作業内容などが明確になっていないため、おおまかなスケジュールとなります。
物件情報は、移転先の立地条件などの優先順位を考慮して収集する必要があります。 例えば、「立地条件が良い」、「賃料が安い」など、希望するすべての要件を満たすオフィスが見つからない場合もあります。その場合、どの要件を重視するのかを明確にしておかなければ、目的を満たせない物件を選んでしまうおそれがあります。 そのため、物件情報を収集する際には、移転目的の優先順位、バランスなどを考えておくことが重要です。
物件情報は、オフィスの仲介会社で収集することができます。
目的に合ったビルが見つかったら、ビルの下見をします。ビルの下見時には、事前にチェックリストを用意するなどして、必要な設備が整備されているかどうかや、望ましいレイアウトが可能かどうかなどを確認すると良いでしょう。時間に余裕があれば、できる限り多くのビルを下見することにより、比較検討するのが望ましいです。
オフィス移転には、様々なコストがかかります。具体的には、原状回復費用、移転仲介手数料、引越し費用、内装工事費用、電話工事費用などがあります。物件選定に際しては、コスト面も踏まえた上で比較検討することも重要です。
物件情報を収集し、気に入った物件が見つかったら、入居申込みのための準備を進めます。入居申込書には、会社名・住所・代表者名・業務内容・取引銀行などを記入し、会社案内・登記簿謄本を添付して入居の申込みをします。その後、ビルのオーナーによる信用調査が行われ、問題がなければ契約に入ることになります。
賃貸オフィスの契約時には、敷金や保証金として、賃料の数ヶ月分が必要となります。
敷金や保証金は、退去時の原状回復費用や賃料滞納時の担保として支払うものです。支払う金額、返還方法、償却方法などは物件により異なるため、契約内容をよく確認しておく必要があります。
また、共用部分の負担は、オーナーやビル管理会社が行うのかテナント側で行うのかといった賃料に含まれる範囲なども確認する必要があります。
ビルによっては、電気工事会社や内装工事会社を指定される場合があります。費用の検討をする際に影響するおそれがあるので、確認しておくことが望ましいです。
本契約に先立ってオフィス物件をおさえるために、手付金を支払う場合があります。手付金は、保証金・敷金の20％程度の場合が多く、本契約の締結まで進んだ際には保証金の一部に当てられるのが一般的です。また、キャンセルした場合には、手付金が戻ってくるのかなども確認しておき、手付金が戻ってくるという場合は、その書面も受け取っておくことが望ましいです。
オフィス移転により、現在のオフィスで抱えている問題点を解決することができる場合もあるため、まず問題点を分析する必要があります。具体的には、従業員の満足度や不満な点、現在のオフィスのレイアウト、各スペースの面積、使用状況や稼働率、OA機器の使用状況、書類の量、照明や空調といった環境条件などを調査していきます。
オフィスプランニングの段階で、新しいオフィスで必要な機能スペースを把握しておくことが必要になります。
具体的には、接客のための応接室、会議室、受付、リフレッシュスペース、更衣室、給茶コーナー、コピー機置き場、役員室、事務スペース、サーバルーム、収納などについて、業務上必要な数やスペースを整理しておく必要があります。
オフィスの面積のうちの共用部分を除いたスペースが、社員1人あたりどの程度確保できるかを考える必要があります。通常、1人あたりのワークスペースは、1坪～2坪程度と考えられますが、将来の増員なども見越す必要があります。
通常、書類は日々増加していきますので、現在の書類の収納に加えて、今後、どのように収納していくかという点も考慮する必要があります。
具体的には、電話・FAX・OA機器などの移設、備品などの追加購入、移転案内状や社内印刷物の印刷、引越しなど、多くの発注作業が必要になるため、発注先、発注内容を事前に整理しておきます。また、移転案内状の送付先の一覧も必要になります。
オフィス移転を効率的に実施するため、移転のプロジェクトチームを結成し、部署ごとに責任者を決めて、誰がいつ何をやるかなどの計画を立てます。移転日までの具体的なスケジュールを作成します。
新しい電話番号などが決定したら、移転案内状や社内印刷物の発注をします。
事前に整理しておいた発注リストにしたがって、漏れがないように発注する必要があります。特に、電話や名刺など、準備していないと業務に支障をきたすものについては、移転後すぐに使用を開始できるように注意しておく必要があります。
オフィスを移転する際には、各官庁などへの各種届出が必要になります。届出が必要な先は少なくないので、作業を効率的に実施できるようにリストを作成し、漏れがないように注意する必要があります。
具体的には、法務局、税務署、社会保険事務所、公共職業安定所、労働基準監督署、消防署、郵便局、警察署などに届出が必要です。
社員への説明が不十分な状態で移転の作業を行っていくと、スムーズに移転作業が行えず、搬入物が適切な場所に届かないなどのトラブルが発生するおそれがあります。オフィスの引越しの際には、移転当日までの作業手順や、移転後の作業内容をマニュアルにし、全社員へ配布、説明を行うことが大切です。
引越しの前日までに、梱包作業が必要になります。
移転日前に引越し業者からダンボールなどの梱包資材が届きますので、荷物を机やキャビネットごとに梱包します。移転先のオフィスレイアウトの図面を作成する際には、それぞれの机やキャビネットに番号を振っておき、ダンボールに貼るラベルにその番号を書いておきます。それにより、引越し業者が、番号に従って搬入作業を行います。
なお、貴重品や重要な書類などについては、紛失すると困るので、できる限り個人で運ぶことが望ましいです。
荷物の移動は、ラベルに記載された番号によって行われます。ラベルが貼られていない場合、必要な場所へ搬入されず、紛失するなどのおそれがあります。また、ラベルは貼っていても、当日の慌しい作業の中で、違う場所へ搬入される可能性も考えられます。このため、なるべくラベルは、ダンボールの上部、側面など何箇所かに貼ることにより、見やすくしておくのもポイントの一つです。
パソコンやコピー機などは、オフィス移転後、調整が必要になる場合があるため、各業者との打ち合わせをしておくことが望まれます。
得意先、取引銀行など、各業者への住所変更、電話番号変更などの連絡が必要になるため、連絡先一覧を整理することが望ましいです。通常、移転案内状を、移転の2週間前くらいに届くように送付します。
オフィス移転の担当者は、引越しがスムーズに行われているかを把握するため、引越し会社などと連絡を取り合うことが重要です。また、移転終了後、各社員は、荷物がすべて正しく搬入されているか、搬入された備品などに損傷がないかなどを確認します。
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