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【BearTail】「地に足のついた価値観をオフィス空間に反映させたい」居抜きのメリットを活かしつつ、社員の働きやすさを追求

「時間革命で体感寿命を延ばす」という企業理念のもと、クラウド経費精算システムの『Dr.経費精算』を提供している株式会社BearTail。サービス利用者はアプリで領収書を撮影したら、専用のボックスに入れるだけ。数時間後には高い精度での入力処理が完了します。

同社は2019年3月に、岩本町から御茶ノ水へオフィスを移転しました。居抜きで入居したという物件の選定基準や、オフィス空間と事業の関連性ついて、代表取締役社長の黒崎賢一さんにお話を伺いました。(公開日:2019/05/08)

「使えるものはそのまま使う」次の移転を見越したオフィス選び

beartail_オフィス内の様子

── 2019年3月に新オフィスへ移転したとのことですが、どのような背景があったのでしょうか?

事業が拡大し、社員数が増えてきたことが一番の理由です。前のオフィスは60〜70坪で、従業員35名が全員入るとパンパンの状態でした。移転後のオフィスは坪数が約2倍の150坪になり、80名程度が入ります。現在オフィスはスカスカです(笑)。でもまたすぐに社員数が増えると思いますので、それを見越してこちらのオフィスを選びました。

また、駅近のオフィスに移転したいという思いもありました。今のオフィスは駅から徒歩2分です。オフィスが駅から遠いと、通勤時間がその分増えますからね。社員から無駄な時間を奪うのを防ぎたかったんです。

── オフィス選びでこだわったのは、どういった点でしたか?

なるべく居抜きのまま使える物件を選びました。こちらの物件は、前の入居者が残していった内装の造作をそのまま活用させてもらっています。

居抜き物件を選んだのは、事業の早期拡大を見越してのこと。近いうちに移転する可能性が高いので、内装に掛かるコストを抑える狙いがあったんです。

共有スペースの壁についていた棚はそのまま利用し、今回の移転ではエントランスと共有スペースの内装費用を総額100万円程度に抑えることができました。

beartail_共有スペース

共有スペース

弊社では、オフィスの中で「費用を抑える部分」と「しっかりと投資する部分」を分けて考えています。内装はシンプルに、使えるものはそのまま使っていますが、逆に社員が仕事で使う頻度の高い設備は充実させているのです。

例えば、執務室で使用する椅子はヘッドレストがついた疲労軽減効果のあるものにしたり、エンジニアが使うモニターはウルトラワイドで揃えたり、といったところですね。

beartail_執務スペース

執務スペース

── 共有スペースはどういった用途で利用しているのでしょうか?

共有スペースの主な用途は、ユーザーミートアップやお客さまを招待して開催するパーティーなどです。弊社の経費精算システム『Dr.経費精算』を気軽に体験してもらえるよう、棚上に製品を展示しています。多くの方に製品を試用していただけるうえに、お客さまからのフィードバックを直接いただけるので、イベントは貴重な宣伝の場です。

beartail_Dr.経費精算

社内に広めの共有スペースがあれば、社員の移動時間をかけずにさまざまなイベントを開催することができます。こういったスペースがあることも、物件探しで重視したポイントのひとつでした。

用途別にスペースを区切った執務室

── オフィス全体のレイアウトを教えてください。

オフィスは、エントランスからつながった共有スペースと4つの会議室、さらに執務室という構成です。執務室は用途別にスペースを区切って設計しました。

例えば、主にインサイドセールス担当者が使用する電話専用ルーム。以前のオフィスでは、周りにいるエンジニアから「電話の声が気になって集中できない」という意見が挙がっていたのですが、今は執務室が静かになり作業がしやすくなったと好評です。

こちらの電話専用ルームは、居抜き時点では喫煙室だったところを改装して作りました。

beartail_電話専用ルーム

こちらは、お客さまから送られてきた領収書やレシートなどの個人情報を取り扱うセキュリティルーム。静かな場所で集中して作業できるよう、執務室内に独立した部屋を設けています。

beartail_セキュリティルーム

── 社員同士でコミュニケーションが取れるようなスペースはあるのでしょうか?

食事ができる休憩室を設けています。弊社では原則として、食事はデスクではなく休憩室でとるようにしているんです。また執務室内に、リラックスして仕事ができるYogiboスペースがあります。誰かしらここにいる印象ですね。

beartail_休憩室

休憩室

beartail_Yogiboスペース

Yogiboスペース

人が集まる場所はYogiboスペースか休憩室に限定されますから、メリハリをつけて業務ができるだけでなく、社員間の自然なコミュニケーションが促進されます。フロアが広くなると、自席の周りの人としか会話しなくなってしまうのが懸念でしたが、あえて狭いエリアに人を集合させるような導線を作ることでコミュニケーションの活性化を図っています。

── メリハリを意識してオフィス設計されているんですね。他にも会社の価値観が反映されている場所はありますか?

4つある会議室につけた名前でしょうか。「TIME HACK COMPANY」「MOVE FAST」など、社員が働く上で常に意識してもらいたい行動指針が会議室の名前になっています。

beartail_会議室

また、会議の時間が無駄に長くならないよう、会議室のチェックインとチェックアウトの時間を記録するセンサーシステムを導入しました。社内外問わず、すべての会議を30分以内にすることを原則としており、センサーによって会議時間の管理をしています。

オフィスのあり方と事業内容は切り離せない

beartail_黒崎賢一さん

── オフィス空間がビジネスや採用活動に与える影響について、どのように感じていますか?

弊社は経費精算の事業を展開しているため、綺麗なオフィスで対外的な信頼度を高めていくのが重要だと感じています。「外から見える部分」といえば、どうしてもオフィスや社員ですからね。

採用活動にあたっては、魅力的な社員が快適そうに働いている姿を見せる必要があると思います。今年から新卒採用を始めたのですが、意識しているのは「学生が親にちゃんと紹介できる会社」であること。それが叶えられる点も含めてオフィス選びをしました。

うちのオフィスは、あえて作り込まずに素朴さで勝負しています。なぜなら事業の性質上、無駄遣いをしているように見えるのはタブーだからです。経費を無駄遣いしていそうな会社に経費精算をお願いするお客さまはいないですよね(笑)。

しっかりと経費の使いみちをコントロールしている、地に足のついた価値観をオフィス空間にも反映させたいと思っています。

beartail_ステッカー

── 最後に、今後の事業の展望を教えてください。

新規事業として、出張管理(BTM)サービスをローンチする予定です。どういったサービスかというと、出張にかかる交通手段や宿の確保、渡航中の安全管理から出張経費の申請承認などを弊社が一括して引き受けるというもの。これを使うことで、ビジネスマンは出張に関連するこまごまとした業務から解放され、会社宛に一括で請求書を出すだけでよくなります。

また、さまざまな企業にご利用いただいている「ペーパーレス経費精算」の概念を、より広めていきたいですね。領収書はスキャンした後、すべてゴミ箱に捨てていただき、会社の中から領収書を一掃するお手伝いができたらと思っています。

(photo:森田剛史/text:上原里菜)

株式会社BearTail

会社HP https://beartail.jp/

入居ビル 御茶ノ水杏雲ビル

所在地 東京都千代田区神田駿河台2-2

貸室規模 約150坪

移転時期 2019年3月

利用人数 約40名

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