オフィス移転は「引越して終わり」ではない｜失敗しないオフィス移転マニュアル#6【新オフィス運用編】（最終回）

1．安全管理｜セキュリティや防災体制を確認する

新オフィスで業務を開始したら、まず確認しておきたいのが安全管理です。

ビル側で導入されている安全管理システムと、自社で必要なセキュリティ対策を整理しましょう。

移転直後は、社員が新しい入退館方法や避難経路を十分に把握していないこともあります。セキュリティ設備を整えるだけでなく、社員への周知まで含めて安全管理の体制を整えましょう。

また、設備を導入するだけではなく、「誰が管理するのか」「トラブル発生時は誰に連絡するのか」といった運用体制まで決めておきましょう。

2．使用管理｜オフィスを使うためのルールを整える

新しいオフィスでは、社員が迷わず利用できるよう、基本的な利用ルールを整備します。

例えば、以下のような項目です。

・入退館方法
・社員証やカードキー、鍵の管理
・会議室・応接室の予約方法
・駐車場や駐輪場の利用方法
・来客対応
・最終退館者の対応

ビルによっては利用時間や入退館方法、搬入出などについて独自のルールが設けられている場合があります。

まずはビルの利用規定を確認し、それを踏まえて自社の運用ルールを決めましょう。

ただし、細かくルールを作りすぎるとかえって運用しづらくなることもあります。実際の利用状況を見ながら、必要に応じて見直していくことも大切です。

3．環境管理｜快適に働ける環境を維持する

新オフィスで快適に働き続けるためには、設備や職場環境の管理も欠かせません。

例えば、以下のような項目があります。

・空調の運転時間や温度設定
・照明の利用ルール
・ゴミの分別・廃棄方法
・リサイクル方法
・喫煙ルール

空調の温度や照明の明るさなどは、実際に業務を開始してから「暑い・寒い」「場所によって暗い」といった声が出ることもあります。社員の意見も確認しながら、快適性と省エネのバランスを考えて運用方法を調整しましょう。

また、オフィスビルではゴミの分別方法や搬出場所・時間などが決められていることがあります。ビルのルールを社員へ周知し、日常的に運用できる状態にしておくことが重要です。

4．スペース管理｜実際の使われ方を確認する

移転前に十分検討してレイアウトを設計しても、実際に働き始めると想定との違いが見えてくることがあります。

例えば、以下のようなケースです。

・会議室がいつも埋まっている
・あまり使われていないスペースがある
・収納が足りない
・部署間の移動がしづらい
・フリーアドレス席が不足している／余っている

例えば、利用率の低いスペースを打ち合わせスペースへ変更したり、混雑する会議室の運用方法を見直したりするなど、実際の利用状況に合わせて調整していきます。大がかりなレイアウト変更だけでなく、家具の配置やスペースの使い方を変えるだけで改善できる場合もあります。

オフィスの使われ方や必要なスペースは、社員数や出社率、組織体制などによって変化します。現在の状況だけを基準にするのではなく、将来的な人員増加や組織変更にも対応できるよう、柔軟に運用することがポイントです。

5．資産管理｜備品・OA機器を把握する

移転を機に、オフィス内の資産管理方法も整理しておきましょう。

対象となるものには、以下のようなものがあります。

・デスクやチェアなどのオフィス家具
・パソコンやモニターなどのOA機器
・複合機や電話機などの共有機器
・その他の備品

「何が・どこに・いくつあるのか」を一覧化しておくと、故障や紛失への対応だけでなく、追加購入やレイアウト変更の際にも役立ちます。

管理番号や利用部署、設置場所などを記録するとともに、購入・廃棄・配置変更などがあった際に情報を更新できる運用方法も決めておきましょう。

6．移転後に「目的を達成できたか」を振り返る

新オフィスの運用で特に大切なのが、移転前に設定した目的を振り返ることです。

「増員に対応するため」
「社員同士のコミュニケーションを増やすため」
「働きやすい環境を整えるため」
「採用力や企業イメージを向上させるため」

など、オフィス移転には企業ごとに目的があったはずです。

移転してしばらく経ったら、その目的が実際に達成できているか確認してみましょう。

振り返る際は、「満足しているか」だけでなく、移転前に設定した目的と照らし合わせて確認することがポイントです。例えば、コミュニケーションの活性化を目的としていたのであれば共有スペースの利用状況を、増員への対応を目的としていたのであれば座席や会議室の不足がないかを確認します。

社員へのアンケートやヒアリングを行うのも一つの方法です。例えば、以下のような点を確認すると、改善すべきポイントが見えてきます。

・以前より働きやすくなったか
・会議室や共有スペースは使いやすいか
・コミュニケーションに変化があったか
・設備やレイアウトに不便を感じていないか

オフィスは、一度完成したら終わりではありません。社員数や組織、働き方の変化に合わせて、継続的に改善していくことが重要です。

オフィス移転の目的設定については、「オフィス移転は“目的設定”で9割決まる｜失敗しないオフィス移転マニュアル【移転プランニング編】」でも詳しく解説しています。

まとめ｜新オフィスを「使いながら育てていく」

新オフィスへの移転が完了したら、安全管理や利用ルール、設備、スペース、備品などの運用体制を整えましょう。実際に働き始めてから見えてきた課題については、利用状況や社員の声をもとに改善していくことが大切です。

オフィスは完成した時点がゴールではありません。移転の目的が実現できているかを定期的に振り返りながら、社員や組織、働き方の変化に合わせて「使いながら育てていく」ことで、より働きやすい環境につながります。

今回で「失敗しないオフィス移転マニュアル」シリーズは最終回です。

移転プランニングから物件探し、オフィスプランニング、契約、移転準備、そして新オフィスの運用まで。それぞれのステップを着実に進めながら、自社に合ったオフィス移転を実現しましょう。