レイアウト設計で押さえるべきポイントとは？｜失敗しないオフィス移転マニュアル【オフィスプランニング編】

オフィスプランニングとは？

オフィスプランニングとは、新しいオフィスでどのような働き方を実現するかを整理し、必要なスペースやレイアウトを設計することです。

企業によってオフィスに求める役割は異なります。

・社員同士のコミュニケーションを活性化したい
・集中できる環境を整えたい
・来客対応を強化したい
・ハイブリッドワークに対応したい
・将来的な人員増加に備えたい

こうした目的を明確にしたうえでプランニングを進めることで、移転効果を最大化できます。

現状のオフィスを分析する

オフィス移転では、新しい環境を考える前に現在のオフィスの課題を把握することが重要です。

例えば、以下のような問題がないか確認しましょう。

・会議室の予約が取りづらい
・執務スペースが手狭になっている
・書類保管場所が不足している
・空調や照明への不満が多い
・部署間のコミュニケーションが少ない

また、社員アンケートを実施することで、経営層や総務担当者だけでは気づきにくい課題を把握できます。

あわせて以下の項目も調査しておくと、移転後のレイアウト設計に役立ちます。

・各スペースの面積
・会議室や共有スペースの利用率
・OA機器の使用状況
・書類や備品の保管量
・空調・照明などの環境条件

現状分析を丁寧に行うことで、「何を改善するための移転なのか」が明確になります。

必要な機能スペースを整理する

オフィスプランニングでは、まず新オフィスに必要な機能スペースを洗い出します。

企業によって必要なスペースは異なりますが、一般的には以下のようなエリアが検討対象になります。

・受付
・応接室
・会議室
・執務スペース
・役員室
・リフレッシュスペース
・給茶コーナー
・コピー機置き場
・サーバールーム
・更衣室
・倉庫・収納スペース

重要なのは、「なんとなく設置する」のではなく、利用人数や利用頻度をもとに適切な広さや数を決めることです。例えば会議室を増やしすぎると執務スペースを圧迫し、逆に少なすぎると会議室不足が発生します。

業務実態に合わせてバランスよく配置を検討しましょう。

特に会議室は、利用頻度や参加人数に応じて適切な数や広さを確保することが重要です。最近では、オンライン会議専用の個室ブースや少人数向けミーティングスペースを設ける企業も増えています。

会議室設計にこだわったオフィス事例については、こちらの記事も参考にしてください。

※関連記事：シオノギヘルスケア様オフィス取材記事

ワークスペースは将来の増員も考慮する

オフィス面積を検討する際は、社員一人あたりのワークスペースをどの程度確保できるかが重要です。

オフィスの広さについては法律上の基準も定められています。事務所衛生基準規則では、労働者を常時就業させる室について、「労働者一人につき10㎥以上」を確保しなければならないとされています。これは床面積の基準ではありませんが、オフィス設計を行ううえでの最低限の目安となります。

一方で、実際のオフィスでは法令上の最低基準を大きく上回るスペースが確保されることが一般的です。近年は出社率や働き方の変化に応じて、一人あたりの面積を最適化する企業も増えています。

ザイマックス総研が公表した「1人あたりオフィス面積調査（2025年）」によると、東京23区の企業における1人あたりオフィス面積の中央値は、在籍人数ベースで3.8坪、出社人数ベースで4.7坪でした。

単に現在の従業員数だけでなく、将来の採用計画や出社率、働き方も踏まえながら、適切なスペースを検討しましょう。

収納スペースは余裕を持って確保する

書類や備品の収納計画も重要なポイントです。

ペーパーレス化が進んでいるとはいえ、多くの企業では契約書や経理書類など一定量の紙書類を保管する必要があります。

また、移転時には不要書類の整理や文書管理ルールの見直しもおすすめです。

現在の保管量だけでなく、今後増加する書類量、備品在庫、災害備蓄品なども考慮しながら収納スペースを確保しましょう。

リフレッシュスペースの重要性

オフィスでは長時間業務に携わるため、社員が気分転換できる環境を整えることも重要です。

近年は、休憩だけでなく部署を超えたコミュニケーションの場として、リフレッシュスペースを設ける企業も増えています。

例えば、以下などが挙げられます。

・カフェスペース
・ラウンジ
・自動販売機コーナー
・喫煙室
・オープンミーティングエリア

リフレッシュスペースは社員満足度の向上だけでなく、偶発的なコミュニケーションやアイデア創出のきっかけになることもあります。オフィス移転の際は、単なる執務スペースだけでなく、社員が心地よく働ける環境づくりも検討しましょう。

47ホールディングス本社のリフレッシュスペース。
休憩やランチ利用だけでなく、社内コミュニケーションの場としても活用されています。

色彩計画と照明が働きやすさを左右する

オフィスの快適性は、レイアウトだけでなく色彩や照明によっても大きく左右されます。

例えば以下のエリアでは、適した色使いや照明環境が異なります。

・集中力を高めたいエリア
・リラックスできるエリア
・来客を迎えるエリア

また、照度が不足すると目の疲れや作業効率低下につながるため、業務内容に応じた適切な照明計画も必要です。

デザイン性だけでなく、働きやすさの視点から検討しましょう。

オフィスレイアウトを決定する

オフィスプランニングの最終段階では、各部門や機能スペースの配置を決定します。

レイアウト設計では、以下を考慮することが重要です。

・部署間の連携しやすさ
・来客動線
・社員の移動効率
・将来的なレイアウト変更のしやすさ

また、オフィスレイアウトはデザイン面だけでなく、建物設備や法令上の制約も確認しなければなりません。

特に以下は事前に確認しておきましょう。

・消防法
・避難経路の確保
・電気容量
・空調設備
・LAN配線

オフィスデザイン会社や内装会社と連携しながら進めることで、スムーズな計画が可能になります。

まとめ

オフィスプランニングは、移転後の働きやすさや生産性を左右する重要な工程です。

現状の課題を分析し、必要な機能スペースやレイアウトを整理することで、オフィス移転の効果を最大限に引き出せます。

また、ワークスペースや収納だけでなく、リフレッシュスペースや照明計画なども含めて総合的に検討することが重要です。

理想のオフィスづくりを実現するためにも、物件選定後は十分な時間を確保してオフィスプランニングを進めましょう。

オフィスプランニングによって必要な面積やレイアウトの方向性が固まったら、いよいよ物件の契約手続きへ進みます。次回は「オフィス契約」について詳しく解説します。