オフィス移転にかかる費用はどのぐらい？面積や利用人数による概算と、注意すべきポイント

1.現オフィスの原状回復費用

現在のオフィスを退去する際、原状回復工事費用が発生します。退去時の原状回復義務について、契約で定めているケースがほとんどです。

マンションなどと違って「経年劣化」も基本的に原状回復義務に含まれるため、どんなに短期間の賃貸であっても、きれいに使っていたとしても、入居時の状態まで原状回復する必要があります。

一般的な原状回復費用は、3～5万円／坪。大型ビルだと5～8万円／坪ほどかかります。物件によってかなり差があるので、早めに確認することをおすすめします。また、ビルオーナー・管理会社が指定した業者に依頼しなければならない場合が多いです。

2.賃貸契約にかかる費用

新オフィスの賃貸契約時にかかる費用です。

◆敷金（保証金）

敷金（保証金）は、50坪以下だと賃料の3～6ヶ月分、50坪以上だと賃料の6～12ヶ月分というケースが多いです。また坪数に関わらず、大手ビルオーナー所有の物件の場合は基本的に賃料の12ヶ月分が多く、逆に個人オーナー所有の物件であればやや少なめです。

◆礼金

大手ビルオーナーの物件の場合、礼金は基本的にかかりません。1フロア50坪以下の物件になってくると、個人オーナーが所有していることも珍しくなく、賃料の1～2ヶ月分を請求されるケースもあります。

◆前家賃

前家賃とは、賃貸契約の際にあらかじめ支払う、契約開始月分の賃料のことです。場合によっては日割りになったり、フリーレントがつくと前家賃を支払わなくて良いケースもあります。

◆火災保険料

ほとんどの賃貸オフィスで火災保険の加入が義務付けられています。保険料は2年間で約2万円から。貸主側で保険会社やプランを指定している可能性がありますので、確認が必要です。

◆保証委託料

審査時に提出する決算書が判断材料となり、保証会社の加入有無が決まります。保証会社に入らなければならない場合は、初回費用として賃料・共益費の1ヶ月分を請求されるケースがほとんど。保証契約の更新時には更新料が発生します。ちなみに、入居後は一度でも家賃を滞納すると更新料が高くなってしまうため、注意が必要です。

◆仲介手数料

物件探しや契約に関わる諸手続きなどを仲介業者に依頼した場合、仲介手数料として賃料の1ヶ月分を請求されるケースが多いです。仲介手数料は、仲介業者がMAX賃料の1ヶ月分までの範囲内で自由に設定することができるため、同じ物件を契約しても依頼する業者によって仲介手数料が変わってきます。（officeeでは仲介手数料無料でご移転のサポートをしています。）

※償却費

賃貸借契約締結時にかかる費用ではないのですが、預託した敷金（保証金）から解約時に返還されない確定した費用が償却費です。大手ビルオーナー所有の物件の場合は基本的に設定されませんが、　個人・中小ビルオーナーでは賃料の1～2ヶ月、もしくは敷金（保証金）の10～20%で設定されることがあります。なお、賃貸オフィス契約の償却費は「減価償却」とは無関係であり、原状回復費用に充当されませんので注意が必要です。

3.内装工事にかかる費用

レイアウトやこだわりによって、内装工事費用にはかなりの幅が出てきます。

◆レイアウト・内装設計費用

オフィスレイアウトや内装デザインのプランニング費用で、1～3万円／坪ほど

◆建築設備工事費用

内装・電気設備・防災設備・空調設備などの工事費用で、20～35万円／坪ほど

◆IT・通信設備工事費用

IT・通信ネットワーク設備、電話設備などの配線工事費用で、5～15万円／坪ほど

◆オフィス家具費用

デスク・チェア・ワゴンなどの什器購入費用で、5～30万円／人ほど

オフィスの内装は、社員のモチベーション向上や採用効果にも大きく影響します。移転先のビルに入居する期間を想定しながら、どこまで内装にコストをかけるべきかを検討することが重要です。

4.引越し費用

引越し費用は、2～3万円／人が相場と言われています。ただし、エレベーターの有無や階段・通路の幅、クレーン作業が必要か否かなどの要素にも左右されます。（大型物件の場合は貨物用エレベーターなどがあるので、搬入出の際は非常に便利です。）いずれにせよ、荷物量を減らしておくことでコストを抑えることができるでしょう。

小規模オフィスで荷物量が少ない場合は、社内のメンバーで引越し作業を行うのも1つの方法です。ただし想像以上に社員に負担がかかるうえに、搬入出時に共用部を傷付けないよう養生をするなど気を配るべき部分が多いため、引越し業者に依頼することをおすすめします。

また、引越し費用は依頼する時期によっても金額が変わってきます。引越しの繁忙期は毎年2月下旬～4月上旬で、人件費とトラック代が1.5倍程度にまで跳ね上がるため、可能であれば時期をずらした方が良いでしょう。

2018年5月現在で注目されているのは、2018年10月に予定されている築地市場の豊洲移転です。全国の運送業者が都内に集まるとのことで、前後数ヶ月間は引越し業者が人手不足になる可能性があり、注意が必要です。

5.廃棄物の処理費用

デスク、チェア、収納棚、ホワイトボードなど、什器を廃棄する際には処理費用がかかります。マニフェスト（産業廃棄物管理票）を発行してくれる業者に依頼するのが良いでしょう。

廃棄物の処理費用は、4トン車1台分で、およそ10万円程度。機密書類やハードディスクなど特殊な廃棄処理は業者毎に対応異なりますので、確認が必要です。また、場合によっては居抜きで廃棄物を減らし、コスト削減することも可能です。

他にも、買い取りを依頼することで廃棄処理費用を抑えることもできます。買い取りの場合は、物量が多い方がおすすめです。チェア1脚、デスク1台など物量が少ないと、逆に配送コストの方が高くついてしまうためです。スチール製品は買い取り対象になるケースが多いですが、木製家具や造作家具は原則廃棄となります。

電化製品の場合、家電リサイクル法が改正されたことによって廃棄費用が値上がりしました。新オフィスで新規購入を検討しているのであれば、ひとまず移転先に廃棄予定の家電を持って行き、新たに購入した家電製品と交換するような形で、廃棄分を無償で引き取ってもらう方法がおすすめです。

6.その他の諸費用

◆移転告知・印刷物修正費用

移転挨拶状の印刷・発送、名刺・封筒などの住所刷新、社員証・セキュリティカードの再発行などが該当します。相場としては1～2万円／人ほどです。

◆届出書類代書費用

オフィスを移転する際には、法務局・税務署・地方税事務所・社会保険事務所など、様々な機関に届出をする必要があります。通常は行政書士に手続きの代行を依頼することが多く、オフィス規模や人数に関わらず、一式10～20万円ほどかかります。

◆IT機器購入費用

移転先オフィスでPC・プリンタなどを新規購入買う場合は、その分の費用もかかります。

◆最新システム導入費用

オフィス移転のタイミングで検討されることが多い、最新システムの導入。例えば、ビルのセキュリティカードはビルごとに異なりますが、1枚3,000円ほど。加えて、入退室管理システムのスマートロックを導入する企業も増えています。他にも、クラウド型のiPad受付システムなども人気が高いです。イニシャルのコストも考慮しておく必要があるでしょう。