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4.契約

オフィス移転をする動機は企業ごとにそれぞれ違いますが、まずはオフィス移転の達成すべき目的をきちんと把握してオフィス移転に臨んでください。以下はその指針となりうる項目ですのでご一読ください。

契約の準備

物件情報を収集し、気に入った物件が見つかったら、入居申込みのための準備を進めます。入居申込書には、会社名・住所・代表者名・業務内容・取引銀行などを記入し、会社案内・登記簿謄本を添付して入居の申込みをします。その後、ビルのオーナーによる信用調査が行われ、問題がなければ契約に入ることになります。

敷金・保証金等の確認

賃貸オフィスの契約時には、敷金や保証金として、賃料の数ヶ月分が必要となります。 敷金や保証金は、退去時の原状回復費用や賃料滞納時の担保として支払うものです。支払う金額、返還方法、償却方法などは物件により異なるため、契約内容をよく確認しておく必要があります。 また、共用部分の負担は、オーナーやビル管理会社が行うのかテナント側で行うのかといった賃料に含まれる範囲なども確認する必要があります。

手付金の支払い

本契約に先立ってオフィス物件をおさえるために、手付金を支払う場合があります。手付金は、保証金・敷金の20%程度の場合が多く、本契約の締結まで進んだ際には保証金の一部に当てられるのが一般的です。また、キャンセルした場合には、手付金が戻ってくるのかなども確認しておき、手付金が戻ってくるという場合は、その書面も受け取っておくことが望ましいです。

現オフィスの解約手続き

移転先決定の目途が立ったら、現入居ビルを退去する準備に入ります。現在締結している賃貸借契約書を再度確認し、契約書に基づいて貸主に解約予告をしなければなりません。契約書に詳しく述べられていない場合は、話し合うことも必要になりますから、事前によく確認しておきましょう。

解約予告期間 通常、3~6ヶ月前までの予告が必要
即時解約の場合は、予告期間に相当する賃料などを支払わなければならないのが一般的
賃料 明渡し月の賃料、共益費は、日割り計算になることが多い
明渡し月の賃料を1ヶ月分全額支払う内容になっている場合もあるので確認が必要
預託金 預託金の返還額の確認
償却費がある場合、入居年数により償却率が違うのでチェックが必要
預託金の返還日の確認。ただし、契約の内容により異なるので注意
原状回復 退去時、原則として貸室内を原状に復して返還
工事の範囲や期間と期限などは、入念な打ち合わせが必要
オーナー指定の工事業者の有無を確認
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