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移転5ヶ月前

新オフィスの契約

契約の準備

物件情報を収集し、気に入った物件が見つかったら、入居申込みのための準備を進めます。入居申込書には、会社名・住所・代表者名・業務内容・取引銀行などを記入し、会社案内・登記簿謄本を添付して入居の申込みをします。その後、ビルのオーナーによる信用調査が行われ、問題がなければ契約に入ることになります。

敷金・保証金などの確認

賃貸オフィスの契約時には、敷金や保証金として、賃料の数ヶ月分が必要となります。
敷金や保証金は、退去時の原状回復費用や賃料滞納時の担保として支払うものです。支払う金額、返還方法、償却方法などは物件により異なるため、契約内容をよく確認しておく必要があります。
また、共用部分の負担は、オーナーやビル管理会社が行うのかテナント側で行うのかといった賃料に含まれる範囲なども確認する必要があります。

指定業者の有無の確認

ビルによっては、電気工事会社や内装工事会社を指定される場合があります。費用の検討をする際に影響するおそれがあるので、確認しておくことが望ましいです。

手付金の支払い

本契約に先立ってオフィス物件をおさえるために、手付金を支払う場合があります。手付金は、保証金・敷金の20%程度の場合が多く、本契約の締結まで進んだ際には保証金の一部に当てられるのが一般的です。また、キャンセルした場合には、手付金が戻ってくるのかなども確認しておき、手付金が戻ってくるという場合は、その書面も受け取っておくことが望ましいです。

オフィスプランニング

現オフィスの問題点の分析

オフィス移転により、現在のオフィスで抱えている問題点を解決することができる場合もあるため、まず問題点を分析する必要があります。具体的には、従業員の満足度や不満な点、現在のオフィスのレイアウト、各スペースの面積、使用状況や稼働率、OA機器の使用状況、書類の量、照明や空調といった環境条件などを調査していきます。

必要な機能スペースの整理

オフィスプランニングの段階で、新しいオフィスで必要な機能スペースを把握しておくことが必要になります。
具体的には、接客のための応接室、会議室、受付、リフレッシュスペース、更衣室、給茶コーナー、コピー機置き場、役員室、事務スペース、サーバルーム、収納などについて、業務上必要な数やスペースを整理しておく必要があります。

社員1人あたりのワークスペース

オフィスの面積のうちの共用部分を除いたスペースが、社員1人あたりどの程度確保できるかを考える必要があります。通常、1人あたりのワークスペースは、1坪~2坪程度と考えられますが、将来の増員なども見越す必要があります。

収納スペース

通常、書類は日々増加していきますので、現在の書類の収納に加えて、今後、どのように収納していくかという点も考慮する必要があります。

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